Gagner en productivité avec les outils bureautique

De tous nos outils informatiques, les logiciels de la bureautique sont parmi les plus usuels. C’est bien normal puisqu’ils ont été inventés pour réaliser les actions « élémentaires » que sont l’écriture et le calcul.

Il est important de noter que la dématérialisation d’une tâche apporte d’emblée un gain d’efficacité. Ce gain vient des facilités propres à la manipulation de la « matière » numérique : facilités d’écriture, de correction, de duplication, de diffusion.

Ce premier gain de productivité est accessible dès que les fonctions de base du logiciel sont maîtrisées. Beaucoup d’utilisateurs s’en tiennent là.

Le second niveau de productivité est procuré par l’apprentissage de méthodes  et de fonctions clefs de nos logiciels. On quitte l’utilisation instinctive pour une démarche construite. Un magnifique exemple en est la gestion des styles de titre dans Word. C’est un apprentissage qui prend une heure à peine et débouche sur une économie de temps considérable.

On remarquera que l’acquisition de ce second niveau d’utilisation des outils peut être atteint grâce aux formations bureautiques traditionnelles car il repose sur la maîtrise de fonctions qui, même considérées isolément, peuvent être appliquées.

Il y a un troisième niveau de gain de temps qui ne repose plus seulement sur l’usage de techniques isolées mais sur la collaboration de multiples techniques nécessitant elles-mêmes de maîtriser des concepts informatiques.

Pour prendre un exemple, un des concepts essentiels à la réalisation d’un système de gestion est la notion de clef primaire ou d’identifiant qui est une information qui permet d’identifier de manière unique une ligne d’un tableau. La méconnaissance de ce concept et des techniques de création, de contrôle et d’utilisation des clefs est rédhibitoire. Signalons par ailleurs qu’avant même que d’utiliser les techniques, organiser une gestion nécessite de mener une réflexion sur les objectifs, les besoins, les contraintes, … Cette démarche est le propre du métier d’analyste et de concepteur d’applications informatiques.

Un utilisateur non informaticien ne dispose pas en général des connaissances lui permettant d’atteindre seul ce niveau, mais, accompagné, guidé, il peut en appréhender chaque concept et monter pièce à pièce son outil.

Par souci d’exhaustivité, on pourrait mentionner un quatrième niveau de productivité, c’est celui que nous permet d’atteindre l’automatisation des tâches répétitives, c’est le domaine de la programmation.

En conclusion, en dépit de leur banalisation, les outils bureautiques présentent encore un fort potentiel d’amélioration de la productivité individuelle et collective. Dans de nombreux contextes, les formations traditionnelles centrées sur l’outil arrivent aux limites de ce qu’elles peuvent apporter. L’amélioration de l’utilisation passe aujourd’hui par une démarche qui va de l’utilisateur vers l’outil. Cela change profondément l’approche de l’accompagnant et du pédagogue, et la rend passionnante, à dire vrai.

Thierry Godreau (ERGOLOGIC – Formateur)

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